Mit Gruppenräumen im IServ-Messenger einer ganzen Gruppe schreiben

Welche Fragen hatten die Eltern der Klasse 3b nochmal zum Projekttag und was hatte das Mathekollegium zur neuen Prüfungsordnung diskutiert? Gruppenräumen im IServ-Messenger helfen Ihnen, einfach den Überblick zu behalten – egal mit wie vielen Klassen und Fachgruppen Sie gerade schreiben. Wie Sie einfach Gruppenräume anlegen und verwalten.

Was sind Gruppenräume im IServ-Messenger?

Jede Unterhaltung im IServ-Messenger findet in einem Raum statt. Wenn Sie sich mit mehreren Gesprächspartner(inne)n unterhalten wollen, brauchen Sie einen Gruppenraum. Im Raum sind alle, die an der Unterhaltung teilnehmen sollen. Das können übrigens Schüler(innen), Kolleg(inn)en oder Eltern sein – auch gemischt.

Gruppenräume erkennen Sie an dem Symbol, in dem zwei stilisierte Personen abgebildet sind.

Einen neuen Gruppenraum im IServ-Messenger erstellen

• Wählen Sie in der seitlichen Navigation den Messenger aus
• Klicken Sie oben – neben Raumnamen filtern – auf die drei Punkte
• Ein Menü öffnet sich – wählen Sie Raum erstellen aus
• Geben Sie dem Raum einen Namen – z. B. Klasseninfos. Er ist später für die gesamte Gruppe sichtbar.
• Tragen Sie in das Feld Mitglieder einzelne Namen oder ganze Gruppen wie Klasse 3b ein  

Tipp: Mit einem klaren Raumthema wissen alle in der Gruppe sofort, worum es geht. Überlegen Sie daher, bevor Sie den Raum öffnen: Was ist das Thema und welchen Zweck erfüllt der Raum? Ein Beispiel: Informationen zu Projekttagen.

Gruppenräume anpassen und verwalten im Informationsbereich

Benachrichtigungen, Moderationsrechte, stummschalten und vieles mehr: Sobald Sie einen Raum erstellt haben, können Sie die Einstellungen im Informationsbereich genau so anpassen, wie es für Sie am besten passt.  

Den Informationsbereich eines Raumes öffnen

• Wählen Sie einen Raum in der Chat-Liste aus
• Klicken Sie oben rechts auf das i
• Der Informationsbereich öffnet sich rechts

Der Informationsbereich eines Raumes hat drei Sektionen

• Einstellungen
• Raum verwalten
• Mitglieder

Außerdem können Sie für den Raum ein Logo hochladen.

Ein Bild oder Logo für einen IServ-Gruppenraum hochladen

Wenn Sie nichts weiter machen, hat Ihr neuer Raum in der Liste der Unterhaltungen ein Buchstabenkürzel. Damit Ihre Mitglieder ihn schneller finden, können Sie stattdessen ein Bild oder Logo einstellen.

• Klicken Sie im Informationsbereich Ihres Raums auf das Buchstabenkürzel, das Sie groß in der Mitte sehen
• Wählen Sie die Bild-Datei aus, die Sie verwenden wollen

Benachrichtigungen für Messenger-Räume einstellen

Immer, niemals, nur wenn Sie jemand erwähnt – wann soll Sie die IServ Schulplattform bei Neuigkeiten in einem Raum benachrichtigen? Unter Benachrichtigungen kann jedes Mitglied eines Raumes einstellen, wie es rund um diesen Raum auf dem Laufenden gehalten werden möchte.

Für Benachrichtigungen gibt es drei Optionen

1. Niemals benachrichtigen: Nur wenn Sie den Raum öffnen, sehen Sie, wer was geschrieben hat. Optimal für nicht so wichtige Unterhaltungen mit vielen Beiträgen.
2. Nur bei Erwähnung benachrichtigen: Sie bekommen nur Bescheid, wenn Sie jemand im Raum in einer Nachricht erwähnt, d. h. das @ und ihren Namen verwendet
3. Immer benachrichtigen: Standardeinstellung, optimal für Räume, in denen wichtige Informationen geteilt werden

In Einstellungen im Informationsbereich passen Sie die Benachrichtigungen so an, wie Sie sie benötigen.

Einstellungen eines Messenger-Raums bearbeiten

Raumnamen, stummschalten, Löschfrist. Die meisten Einstellungen eines Raumes können nur Sie als Besitzer(in) ändern. Das Einzige, was alle machen können, egal ob sie den Raum erstellt haben: den Raum verlassen. Sie finden die Einstellungen eines Raumes, indem Sie den Raum auswählen und auf das i klicken.

Diese Einstellungen gibt es rund um Messenger-Räume in der Sektion »Einstellungen«

• Raum an-/abheften: Legen Sie fest, ob dieser Raum immer oben in Ihrer Chat-Übersicht angeheftet sein soll
• Archivieren: Archivieren Sie einen Chat-Raum, wenn Sie ihn nicht mehr aktiv benötigen
• Benachrichtigungen: Stellen Sie ein, ob Sie für diesen Chat-Raum bei neuen Nachrichten niemals, nur bei Erwähnung oder immer benachrichtigt werden wollen
• Löschfrist: Wann soll der Chat-Raum gelöscht werden?
• Raum verlassen

Diese Einstellungen gibt es rund um Messenger-Räume in der Sektion »Raum verwalten«

• Raumnamen bearbeiten: Ändern Sie nachträglich den Titel Ihres Raums
• Raumthema bearbeiten: Das Raumthema sehen alle Mitglieder, wenn sie den Raum auswählen. Optimal für Informationen oder Regeln rund um einen Raum.
• Alle stummschalten: Sie können alle oder über die Mitgliederliste einzelne Mitglieder stummschalten. Stumm geschaltete Mitglieder können keine Nachrichten schreiben und nicht mit Emojis auf Nachrichten reagieren. Das ist besonders praktisch, wenn Ihr Raum ein reiner Infokanal sein soll. Auch wenn Sie alle stummschalten, können Sie als Besitzer(in) des Raumes weiter Nachrichten schreiben.
• Sprachnachrichten aktivieren: Sprachnachrichten sind standardmäßig deaktiviert. Klicken Sie hier, wenn Sie allen erlauben wollen, Sprachnachrichten zu schicken.
• Moderatoren Stummschaltrecht geben: Wählen Sie hier aus, ob Ihre Moderator(inn)en, einzelne Mitglieder stummschalten können
• Historie sichtbar: Legen Sie die Sichtbarkeit des bisherigen Chatverlaufs für neue Raum-Mitglieder fest (ab Anpassung der Einstellung, ab Einladung oder ab Beitritt)
• Raum löschen

Mitglieder zu einem Messenger-Raum hinzufügen, entfernen, Rechte vergeben

• Öffnen Sie mit einem Klick auf das i, um den Informationsbereich zu öffnen und klappen Sie den Bereich Mitglieder aus. Hier sehen Sie, wer alles Mitglied des Raums ist.
• Klicken Sie ganz oben auf den Button Benutzer hinzufügen, um ein Mitglied neu aufzunehmen
• Jeweils unter den Namen der Mitglieder stehen ihre Rollen und Rechte: z. B. Besitzer, Moderator oder stummgeschaltet

Wenn Sie ein Mitglied anklicken, haben Sie als Besitzer(in) des Raumes verschiedene Optionen

• Nachricht senden: Schicken Sie Direktnachrichten an ein Mitglied
• Zum Besitzer befördern
• Zum Moderator befördern
• Stummschalten
• Aus dem Raum entfernen

Manche der Optionen haben nicht nur Sie als Besitzer(in) des Raumes. Alle können z. B. Nachrichten schicken.

Einen Messenger-Raum verlassen

Sie können einen Raum jederzeit verlassen – egal, ob Sie ihn erstellt haben oder nicht. Wichtig: Wenn Sie einen Raum verlassen haben, können Sie nicht einfach wieder eintreten. Die Besitzer(innen) müssen Sie neu einladen.

So verlassen Sie einen Messenger-Raum

• Öffnen Sie den Informationsbereich des Raums mit einem Klick auf das i
• Gehen Sie in die Einstellungen
• Klicken Sie auf Raum verlassen

Wenn Sie die oder der einzige Besitzer(in) des Raumes sind, müssen Sie ein anderes Mitglied zur Besitzerin oder zum Besitzer befördern. Das System leitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, nachdem Sie auf den Button Raum verlassen geklickt haben.

Alternativ können Sie auch schon vorher andere Mitglieder zu Besitzer(inne)n machen

• Gehen Sie im Informationsbereich auf Mitglieder
• Wählen Sie ein Mitglied aus und klicken Sie auf Zum Besitzer befördern

Tipp: Machen Sie am besten keine Schüler(innen) zu Besitzer(inne)n, da Sie ihnen so uneingeschränkte Rechte geben – z. B. auch den Raum komplett zu löschen.

Einen Messenger-Raum löschen

Um einen Raum endgültig zu löschen, müssen Sie Besitzer(in) des Raums sein. Wichtig: Wenn Sie einen Raum gelöscht haben, sind auch alle Informationen in diesem Raum gelöscht. Die ehemaligen Mitglieder können sie nicht mehr aufrufen.

So löschen Sie einen Raum endgültig

• Öffnen Sie den Informationsbereich des Raums durch einen Klick auf das i
• Gehen Sie auf Raum verwalten
• Klicken Sie ganz unten auf Raum löschen

Einen Gruppenraum zum Informationskanal machen

Manche Informationen sind so wichtig, dass sie nicht in zahlreichen Kommentaren und Antworten untergehen sollten. Mit ein paar Einstellungen machen Sie aus einem Gruppenraum einen Informationskanal, in dem nur Sie Nachrichten schicken können.

• Erstellen Sie einen Gruppenraum
• Wählen Sie den Raum aus und klicken Sie auf das i oben rechts, um den Informationsbereich des Raums zu öffnen
• Öffnen Sie Raum verwalten
• Klicken Sie auf Alle stummschalten, damit nur noch Sie Nachrichten schicken können
• Aktivieren Sie Sprachnachrichten, wenn Sie nicht nur Texte schreiben wollen

Einen Gruppenraum zum Diskussionsforum machen

Geben Sie der ganzen Klasse oder allen Eltern die Möglichkeit, sich in einem Diskussionsforum frei auszutauschen – und behalten Sie gleichzeitig in der Vielzahl an Nachrichten den Überblick.

• Legen Sie einen neuen Gruppenraum an
• Klicken Sie den Raum an und öffnen Sie über das i oben rechts den Informationsbereich
• Wählen Sie unter Einstellungen bei Benachrichtigungen die Option Bei Erwähnung aus, damit Sie sicher mitbekommen, wenn Sie jemand in einer Nachricht erwähnt
• Machen Sie unter Mitglieder z. B. die Klassensprecher(innen) zu Moderator(inn)en und geben Sie ihnen das Recht, andere Mitglieder stummzuschalten

Wie Sie mit allen Eltern einer Klasse in einem Gruppenraum schreiben? Schauen Sie hier vorbei.