Das IServ-Klassenbuch mit Kolleg(inn)en testen

Stundenplan, Abwesenheiten, Notizen zum Unterricht und zu Schüler(inne)n: Mit dem IServ-Klassenbuch geht vieles ganz einfach. Aber was passiert genau, wenn man auf diesen oder jeden Button klickt? Als Admin legen Sie mit wenigen Klicks eine Test-Umgebung für das IServ-Klassenbuch an, in der Ihre Kolleg(inn)en experimentieren und das Modul kennenlernen können, ohne dass Lucinda aus der 5b später versehentlich 80 Krankmeldungen für das Jahr hat.

Alle Module für den Klassenbuch-Test installieren

Sie starten ganz frisch mit dem IServ-Klassenbuch? Dann müssen Sie vermutlich erst einmal das IServ-Klassenbuch installieren – außerdem das neue Abwesenheiten-Modul.

Die Module für das IServ-Klassenbuch installieren Sie in der Paketverwaltung  

• Öffnen Sie über die Navigation links die Verwaltung und gehen Sie im Reiter System auf Pakete
• Scrollen Sie runter zu Virality GmbH
• Setzen Sie eine Haken bei IServ-Klassenbuch, IServ-Stunden- und -Vertretungsplan
• Die IServ-Stundenplanung brauchen Sie für das Modul nicht unbedingt, auch wenn Sie sehr praktisch ist. Übrigens: Mit dem IServ-Klassenbuch installieren Sie automatisch auch eine neue Version von IServ-Abwesenheiten, die mit dem IServ-Klassenbuch zusammenarbeitet.
• Gehen Sie unten auf Hinzufügen

Die Installation dauert meistens ein paar Minuten. Danach sehen Sie die Module IServ-Klassenbuch und IServ-Stundenplan in Ihrer Navigation links.  

Wichtig: Vielleicht haben Sie bisher schon mit dem IServ-Stundenplan gearbeitet. Im IServ-Klassenbuch spielt der Stundenplan eine zentrale Rolle. Wir haben daher ein neues Stundenplan-Modul entwickelt, das mit dem IServ-Klassenbuch zusammenarbeitet. Das macht das alte Modul nicht. Sie können es trotzdem parallel weiter benutzen – allerdings nicht für das IServ-Klassenbuch.

Mehr Details zur Installation finden Sie hier.

Rechte: Wer aus dem Kollegium soll das IServ-Klassenbuch testen?

Über Rechte steuern Sie, wer mit dem IServ-Klassenbuch arbeiten kann. Sie können also genau entscheiden, ob Sie das Modul erstmal nur mit Admins oder einer ausgewählten Gruppe testen wollen oder allen Kolleg(inn)en die Möglichkeit geben möchten, es kennenzulernen. Sie können die Rechte jederzeit ändern und den Testkreis erweitern.

Sie wollen mit ausgewählten Kolleg(inn)en testen? Erstellen Sie in dem Fall einfach eine Test-Gruppe. Wie Sie per Hand Gruppen anlegen, erfahren Sie hier.

Wenn Sie mit allen testen: Wer braucht welche Rechte?

Vielleicht sollen alle währen dem Test genau so mit dem Modul arbeiten können wie später im Schulalltag. In dem Fall machen diese Rechte Sinn:  

• Admins: Alle Module, d. h. IServ-Klassenbuch, das neue Abwesenheiten-Modul, das neue Stundenplan-Modul. Standardmäßig haben Sie diese Rechte nach der Installation automatisch.
• Lehrkräfte: IServ-Klassenbuch. Lehrkräfte haben standardmäßig das Recht, damit zu arbeiten. Mit dem neuen Abwesenheiten-Modul müssen Lehrkräfte nicht arbeiten. Sie können Abwesenheiten direkt im IServ-Klassenbuch für die jeweilige Stunde eintragen.
• Verwaltung und Schulleitung: IServ-Abwesenheiten. Anders als im IServ-Klassenbuch geht es bei IServ-Abwesenheiten darum, Abwesenheiten zentral zu verwalten statt live je Stunden einzutragen. Da die Daten sehr sensibel sind, dürfen maximal Sie als Admin, die Verwaltung und Ihre Schulleitung das Recht haben, mit IServ-Abwesenheiten zu arbeiten.

Wie Sie Rechte rund um das IServ-Klassenbuch ändern

• Gehen Sie in der Navigation links auf Verwaltung und dann im Reiter Benutzer auf Rechte und Gruppenmerkmale
• Scrollen Sie zum IServ-Klassenbuch
• Überprüfen Sie, ob alle die Rechte haben, die für Ihren Test relevant sind
• Sie wollen Rechte anders vergeben? Klicken Sie auf das Recht und dann auf Bearbeiten. Ergänzen oder löschen Sie Rollen.  

Tipp: Überprüfen Sie parallel in der Verwaltung der IServ Schulplattform, ob z. B. die Rolle Verwaltung den richtigen Personen zugewiesen ist.  

IServ-Abwesenheiten während dem Klassenbuch-Test für Eltern ausblenden

Mit dem IServ-Klassenbuch installieren Sie automatisch das neue Abwesenheiten-Modul mit. Sobald Sie das IServ-Klassenbuch installiert haben, erscheint das Abwesenheiten-Modul automatisch für die Eltern. Im Grunde ist das Modul für sie auch sehr praktisch: Eltern können ihr Kind ganz flexibel und von überall krank melden, eine Beurlaubung oder Befreiung eintragen. Die Lehrkräfte sehen die Einträge für jede Stunde im Klassenbuch, die Verwaltung im Abwesenheiten-Modul. Das funktioniert aber natürlich nur, wenn Sie als Schule wirklich mit dem IServ-Klassenbuch arbeiten und nicht gerade in einem Test stecken.  

Ob Eltern das Modul sehen können oder nicht, hängt nicht von Rechten ab. Sie können das Modul vielmehr ein oder ausblenden. So gehts.

• Öffnen Sie die Verwaltung der IServ Schulplattform über die Navigation links und wählen Sie unter System den Punkt Konfiguration aus
• Scrollen Sie zum Modul »IServ-Klassenbuch«
• Eltern können Krankmeldungen und/oder Beurlaubungen einreichen: Klicken Sie auf den Punkt und wählen Sie Nein aus
• Speichern und Änderungen übernehmen  

Tipp: Blenden Sie das Abwesenheiten-Modul für Eltern am besten erst wieder ein, wenn Sie als Schule damit arbeiten und dem Eltern eine Information dazu geschickt haben – z. B. in einem Elternbrief.  

Damit Test-Einträge Test-Einträge bleiben: Eine Test-Klasse für das IServ-Klassenbuch anlegen

Klar, können Sie das IServ-Klassenbuch auch mit realen Schülerdaten testen. Es besteht allerdings die Gefahr, dass sich später Test-Daten mit echten Einträgen vermischen. Vielleicht hat Drizella nicht wirklich drei Beurlaubungen und acht Krankmeldungen in zwei Wochen, die Teil ihrer Statistik sein sollten.  

Test-Klasse erstellen und mit fiktiven Schüler(inne)n füllen    

• Öffnen Sie über die Navigation links die Verwaltung der IServ Schulplattform und gehen Sie unter Benutzer auf den Menüpunkt Benutzer gleich oben
• Klicken Sie oben auf Mehrere erstellen
• Tragen Sie alle Testnamen bei Benutzer ein. Tipp: Unten finden Sie eine Liste, die Sie einfach kopieren können. Die Namen erkennen Sie später sehr leicht als Testnamen.
• Tragen Sie ins Feld Gruppe den Namen der Klasse ein: z. B. Klasse Test
• Weisen Sie den Benutzer(inne)n im Feld Rollen – direkt unter Gruppen – die Rolle Schüler zu
• Klicken Sie unten auf den grünen Button Aktion ausführen
• Das System legt die Testbenutzer(innen) an und ordnet sie der Test-Klasse zu

IServ-Stundenplan: Stundenraster, Fächer und Räume für den Klassenbuch-Test eintragen

Damit Sie das IServ-Klassenbuch testen können, brauchen Sie noch ein paar Einstellungen und Daten: Welche Stunden gibt es generell an Ihrer Schule? Ein paar beispielhafte Fächer und Räume. Diese Daten tragen Sie im neuen Stundenplan-Modul ein. Wichtig: Da es hier um einen Test geht, müssen Ihre Einträge nicht der Realität entsprechen. Sie müssen also keinen vollständigen Stundenplan anlegen.

Alle Daten tragen Sie im neuen Stundenplan-Modul im Bearbeitungsmodus ein.

Den Bearbeitungsmodus öffnen

• Öffnen Sie das neue Stundenplan-Modul
• Klicken Sie oben rechts auf den Stift, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln
• Sie sehen oben Reiter für die verschiedenen Daten

Das Zeitraster anlegen

• Gehen Sie im Bearbeitungsmodus in den Reiter Stunden
• Klicken Sie oben rechts auf das Plus, um Start und Ende der ersten Stunde einzutragen
• Wiederholen Sie den Schritt, bis Sie z. B. sechs Stunden für einen Tag eingetragen haben

Beispielfächer eintragen

• Gehen Sie im Bearbeitungsmodus in den Reiter Fächer
• Ein Pop-up mit Standardfächern erscheint
• Haken Sie beliebig ein paar Fächer an – für den Test muss Ihre Auswahl nicht der Realität entsprechen
• Klicken Sie auf Speichern

Beispielräume eintragen 

• Gehen Sie im Bearbeitungsmodus in den Reiter Räume
• Klicken Sie auf das Plus
• Tragen Sie einen Raumnamen ein
• Speichern

Test Unterrichte anlegen und das IServ-Klassenbuch testen

Sie haben die Rechte so vergeben, dass nur die Testpersonen mit dem IServ-Klassenbuch arbeiten können. Die Eltern sehen das Abwesenheiten-Modul nicht. Eine Testklasse ist angelegt plus ein beispielhaftes Stundenraster, ein paar Fächer und Räume. Check, check, check. Dann können Sie mit dem Test im IServ-Klassenbuch loslegen.

Bevor Sie oder Ihre Kolleg(inn)en Vermerke zu einer Stunde machen oder Abwesenheiten eintragen können, fehlt nur noch ein kleiner Schritt. Sie müssen einer Stunde zumindest ein Fach zuordnen. Das würden Sie eigentlich im Stundenplan-Modul vorab für den ganzen Tag erledigen. Für den Test geht es im IServ-Klassenbuch aber schneller, weil nicht alles vollständig sein muss.

So legen Sie einen Test Unterricht an  

• Öffnen Sie das IServ-Klassenbuch
• In der linken Spalte erscheint das Stundenraster, das Sie hinterlegt haben
• Da Sie noch nicht festgelegt haben, was in jeder Stunde stattfindet, erscheint neben den Stunden ein Plus
• Klicken Sie auf das Plus und wählen Sie Ihre Test-Klasse, ein Fach und einen Raum aus, um eine Test-Unterricht anzulegen
• Speichern und Sie haben einen Unterricht für die erste Stunde

Für jede Stunde, die Sie zugeordnet haben, können Sie jetzt alle Funktionen testen:

Den Unterricht dokumentieren: Tragen Sie in der Mitte ein, was in der Stunde passiert ist plus Hausaufgaben.

Vermerken Sie rechts Abwesenheiten und Notizen zu Schüler(inne)n.

Mehr zu allen Funktionen finden Sie hier.

Tipp: Erklären Sie Ihren Kolleg(inn)en am besten, wie Sie ein Fach einer Stunde zuordnen. Ansonsten haben Sie schnell ziemlich viele Einträge und 25 kranke Schüler(innen) für die erste Stunde. Das könnte ein bisschen unübersichtlich sein.  

Sie brauchen mehr Antworten?

Schauen Sie einfach in unserer IServ-Dokumentation vorbei. Hier gibt es noch mehr Anleitungen und technische Details.

Ansonsten hilft Ihnen als Admin unser IServ-Support jederzeit gerne weiter.