Betreuungszeiten in der IServ-Ganztagsübersicht hinterlegen

Die Anmeldungen zum Ganztag sind eingegangen, die Schüler(innen) in einzelne Nachmittagsangebote eingeteilt und der Admin hat entsprechend bereits die notwendigen IServ-Gruppen für die Nachmittagsangebote angelegt? Dann sollten Sie jetzt noch die Betreuungszeiten eintragen. Das sind zum einen die verfügbaren Betreuungszeiten Ihrer Schule und zum anderen die individuell in Anspruch genommenen Zeiten der Schüler(innen).

Dafür benötigen Sie entweder die Rolle »Admin« oder die Rollenkombination von »Ganztagsbetreuung« und »Verwaltung«.

Verfügbare Betreuungszeiten in der IServ-Ganztagsübersicht hinterlegen

Ihre Schule bietet Betreuungszeiten bis 14:00, 14:30 oder 15:45 Uhr an? Oder andere Zeiten? Tragen Sie in der IServ-Ganztagsübersicht ein, welche Zeiten zur Verfügung stehen. Das bildet die Grundlage für das anschließende Eintragen der individuellen Betreuungszeiten der Schüler(innen).

• Wählen Sie links in der Navigation das Modul »Ganztag« aus
• Öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts klicken
• Tragen Sie nun im Feld Verfügbare Zeiten für das Betreuungsende ein, welche Betreuungsenden Ihre Schule anbietet. Das können je Tag mehrere und unterschiedliche sein. Außerdem sind diese Zeiten unabhängig vom Stundenplan-Zeitraster, können also davon abweichen.
  • Klicken Sie dafür die Wochentage nacheinander an
  • Tragen Sie die jeweiligen Uhrzeiten ein
  • Klicken Sie nach jeder Uhrzeit auf Hinzufügen
• Manchmal wird ein Kind ausnahmsweise früher gehen dürfen, aber natürlich nur nach Meldung durch die Eltern. Im Feld Verfügbare Zeiten für ein vorzeitiges Betreuungsende können Sie nach dem gleichen Prinzip abweichende Uhrzeiten eintragen. Diese werden den Eltern im Abwesenheitsmodul angeboten, wenn sie ihr Kind früher abmelden wollen.
• Wenn es noch flexibler sein soll, können Sie auch einfach den Haken bei Individuelles vorzeitiges Betreuungsende erlauben setzen. Dann können Eltern bei kurzfristigen Änderungen ganz frei angeben, wann die Betreuungszeit für ihr Kind endet.
• Optional: Mit der Eintragung einer Uhrzeit in Frist für heutige Abmeldungen vom Ganztag setzen Sie eine zeitliche Grenze, bis wann Eltern ihre Kinder am gleichen Tag noch abmelden können.

Individuelle Betreuungszeiten in die IServ-Ganztagsübersicht einpflegen

Luise ist von Montag bis Donnerstag für den Ganztag bis 15:45 Uhr angemeldet, aber am Freitag nur bis 14:30 Uhr. Und Wilhelm jeden Tag bis 14:00 Uhr. Diese Informationen haben Sie mit einer Abfrage bei den Eltern zum Start des Ganztags eingesammelt – vielleicht sogar über das Modul »Elternbriefe« oder das kostenpflichtige Zusatzmodul »Formulare«.

Auf jeden Fall müssen diese Infos nun in die IServ-Ganztagsübersicht gelangen:

• Wählen Sie links in der Navigation das Modul »Ganztag« aus
• Klicken Sie oben rechts auf den Button Betreuungszeiten
• Wählen Sie links daneben eine Gruppe aus: Entweder Sie klicken sich nacheinander durch die Gruppen des Nachmittagsangebots. Oder Sie haben idealerweise eine Gesamtgruppe angelegt, die alle am Ganztag angemeldeten Schüler(innen) umfasst. Details zur Anlage der Gruppen finden Sie im entsprechenden Hilfe-Artikel IServ-Gruppen für Nachmittagsangebote anlegen zum Nachlesen.

Tragen Sie nun je Schüler(in) ein, welche Betreuungszeiten für sie oder ihn gelten:

• Option A: Einzeln pro Schüler(in)
  • Klicken Sie in der Zeile des jeweiligen Kinds auf das Stift-Symbol Betreuungszeit bearbeiten
• Option B: Mehrere Schüler(innen) auf einmal
  • Wählen Sie mehrere Schüler(innen) zum Bearbeiten aus, indem Sie einen Haken vor ihren Namen setzen. Für diese Schüler(innen) müssen dann die gleichen Betreuungszeiten gelten.
  • Alle Schüler(innen) der Gruppe wählen Sie aus, indem Sie einen Haken links von Schüler setzen
  • Zum Bearbeiten klicken Sie auf das oberste Stift-Symbol Betreuungszeiten für Auswahl bearbeiten
• Die Ihnen – sowohl nach Option A als auch nach Option B – zur Auswahl angezeigten Uhrzeiten haben Sie zuvor in den Einstellungen der Ganztagsübersicht hinterlegt
• Klicken Sie abschließend je Wochentag das geltende Betreuungsende für die jeweiligen Schüler(innen) an und vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken

Die von Ihnen eingepflegten Betreuungszeiten werden in der IServ-Ganztagsübersicht für die Ganztagskräfte sichtbar sein, sodass immer klar ist, wann welches Kind nach Hause darf.