Vertretungsplanung im IServ-Modul »Stundenplan«

Mit dem Modul Stunden- und Vertretungsplan können Sie als Admin oder berechtigte Lehrkraft ganz einfach Vertretungen planen, erstellen und veröffentlichen. Voraussetzung hierfür ist ein bereits hinterlegter Stundenplan. Alle Vertretungen werden automatisch ins Klassenbuch sowie in den Stundenplan synchronisiert. Alle Infos, wie Sie einen Stundenplan anlegen oder importieren finden Sie hier.

HINWEIS: Stunden- und Vertretungspläne können Sie auch problemlos aus Drittsoftware (Untis, svPlan etc.) in die IServ Schulplattform importieren. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in der Dokumentation.

Einstellungen für den Vertretungsplan

Durch Klick auf das Zahnrad gelangen Sie zu den Einstellungen. Sie können hier anwählen, ob:

• Lehrer alle Vertretungen sehen dürfen
• Schüler und Eltern Vertretungen sehen dürfen

Standardmäßig sind beide Optionen aktiviert, damit Vertretungen für alle sichtbar sind.

Navigieren Sie zum Modul Vertretungen

Das Modul Vertretungsplanung ist direkt in das Modul Stundenplan integriert. Wählen Sie in Ihrer Seitenleiste das Modul Stundenplan und klicken Sie oben links auf den Reiter Vertretungen, um in die Vertretungsübersicht zu gelangen.

Wichtig: Nur Admins können Vertretungen anlegen oder ändern.

Vertretungen planen: Fehlzeit erstellen

Mit Klick auf den Stift gelangen Sie in die Vertretungsplanung. Klicken Sie auf das +, um eine Fehlzeit zu erstellen.

• 1. Wählen Sie die fehlende Lehrkraft aus
• 2. Wählen Sie den Grund aus (z.B. Krankheit)
• 3. Legen Sie Beginn und Ende stundengenau fest
• 4. Optional: Fügen Sie eine Anmerkung hinzu
• 5. Speichern Sie die Fehlzeit. Fertig.

Alle Fehlstunden, für die eine Vertretung benötigt wird, werden nun in der Übersicht rot angezeigt. Grau bedeutet, dass zu diesen Stunden kein Unterricht geplant für die entsprechende Lehrkraft geplant ist.

Vertretung erstellen

Klicken Sie nun auf eine rote Fehlstunde, um die Vertretung erstellen Maske zu öffnen. Die Felder Datum, Stunde, Abwesender Lehrer, Klasse/Gruppe und Entfallendes Fach sind bereits vorausgefüllt.

Wählen Sie nun eine passende Vertretungslehrkraft entweder manuell aus, oder nutzen Sie unsere Funktion Vertretung finden, die eine neue Maske öffnet.

Dort können Sie verschiedene Filter anwenden. Standardmäßig werden Lehrkräfte angezeigt, die die Klasse bereits unterrichten, zur passenden Stunde noch keinen Unterricht geben und verfügbar sind.

Haben Sie eine passende Vertretungslehrkraft aus, wählen Sie diese durch Klick auf den Pfeil aus.

Das Fach der Vertretung wird automatisch ausgewählt und richtet sich nach den Fächern, die die Vertretungslehrkraft unterrichtet.

Sie können das Fach auch manuell anpassen, falls z.B. Stillarbeit für eine Prüfungsvorbereitung ansteht.

Klicken Sie auf Speichern, um die Vertretung erfolgreich einzustellen. In der Übersicht wird diese Stunde nun sichtbar dunkelblau markiert.

Die Vertretung ist nun (je nach Einstellung) für alle in der Stundenplan Übersicht sichtbar.

Vertretungen löschen

Navigieren Sie zum Ändern oder Löschen in die Übersicht Fehlzeiten. Dort werden Ihnen alle Lehrkräfte mit Fehlzeiten übersichtlich dargestellt. Hier können Sie entweder Änderungen an einzelnen Fehlzeiten vornehmen oder die gesamte Fehlzeit wieder löschen.

Vertretungen veröffentlichen: Vertretungsplan-Boards

Boards erlauben Ihnen, öffentlich sichtbare Links für Ihre Vertretungspläne zu erstellen (z.B. für eine digitale Anzeigetafel).

Unter Zugriff finden Sie den Link, den Sie z.B. direkt an eine digitale Vertretungsplan Anzeige aussteuern können. Alle Änderungen im Vertretungsplan werden dabei fortlaufend aktualisiert.